Projectleider & Adviseur Servicekosten

Job description

Voor een woningcorporatie in Amsterdam zijn wij op zoek naar een tijdelijke Projectleider & Adviseur Servicekosten voor 36 uur per week.

Dit is jouw baan:
Je maakt als Projectleider & Specialist Servicekosten onderdeel uit van de afdeling Huuradministratie. De Huuradministratie is een afdeling die altijd in beweging is en op zoek naar innovatieve manieren om de dienstverlening te verbeteren. De afdeling bestaat uit de teams Eenheden administratie en Servicekosten. Je rapporteert direct aan de manager Huuradministratie en bent:

• In eerste instantie als projectleider verantwoordelijk voor optimale inrichting servicekosten administratie.

• Structureel de specialist servicekosten voor het bewaken van de kaders rondom servicekosten, het implementeren van nieuw beleid en het organisatie breed adviseren over de juiste toepassing van beleid en inrichting van de administratie.

• Naast de projectleidersrol ondersteun je de manager met “managementtaken” en ben je sparringpartner.

Taken rol projectleider

• Binnen het team servicekosten ligt de nadruk op het opstellen van de afrekening van service- en verwarmingskosten van de huurders. Om dit met “1 druk op de knop” voor elkaar te krijgen ga je met het team aan de slag om het systeem en processen optimaal in te richten. Dit doe je samen met de collega’s van het team Service & Verbruik;

• Om tot dit resultaat te komen kruip je in de rol van projectleider, kwaliteit bewaker en servicekosten specialist. Je stelt een duidelijk projectplan op met SMART doelen, strakke planning en mijlpalen en heldere deliverables;

• In de rol van servicekosten specialist, coach, ontwikkel en begeleidt je de medewerkers van de Huuradministratie vakinhoudelijk naar een optimaal (team)resultaat; Je begeleid het team bij:

  • periodiek beoordelen of de match tussen gemaakte kosten en opbrengsten aansluiten. Bij afwijkingen wordt actie ondernomen richting de interne afdelingen die verantwoordelijk zijn voor het contract met leveranciers en goede dienstverlening aan de huurders;

  • periodiek de ontwikkeling van de fondsen volgen en met aanbevelingen komen op de hoogte van de fondsbijdragen en de ontwikkeling van de kosten;

  • middels cijferbeoordelingen de kosten en opbrengsten per afrekencluster analyseren en de hoogte van de voorschotbedragen service en stookkosten jaarlijks tijdig de voorschotbedragen aanpassingen voorstellen, en na goedkeuring doorvoeren.

Taken rol adviseur

• Je bent verantwoordelijk voor het beheer van servicekostenhandboek en servicekostenmatrix -> jaarlijkse updaten en vaststellen;

• Binnen en buiten de organisatie onderhoud je een netwerk om nieuwe ontwikkelingen snel te signaleren;

• Je bent nauw betrokken bij nieuwbouw en renovatie projecten. Je zorgt voor het goed laten vastleggen, toetsen en bewaken van aantallen en toekenning van gelimiteerde en gestandaardiseerde servicekostencomponenten, juiste verdeelsleutels en servicekosten van de verhuurbare eenheden in de opgeleverde vastgoed complexen.

• Je begrijpt hoe rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen het proces van service en stookkosten in de organisatie liggen en draagt dit pro-actief uit.

• Je hebt een signalerende en adviserende taak. Je volgt de actualiteit, bewaakt uitspraken van de Huurcommissie en volgt nieuwe wet- en regelgeving en vertaalt deze door naar servicekosten beleid en up-to-date processen.

• Jij bent gericht op het continu verbeteren van processen, dit uit zich onder andere door het (vroegtijdig) signaleren van knelpunten, het proactief uitwerken van verbetervoorstellen en het implementeren daarvan. Je doet dit aan de hand van de LEAN-methodiek;

• Je bent je bewust van de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering en automatisering en de mogelijkheden / kansen die dit biedt voor het verbeteren van de dienstverlening van de afdeling;

• Met jouw collega’s in het team werk je heel nadrukkelijk samen aan het teamresultaat. Elkaar flexibel ondersteunen, werk onderling overdragen en kennis delen is hierbij belangrijk;

• Als grote corporatie vinden wij het belangrijk om ons sociale gezicht te laten zien en stellen wij klantbelang voorop. Het snel en klantvriendelijk te woord staan van onze klant, de huurder, is daarbij essentieel.

Requirements

Waarom jij (hopelijk) onze nieuwe collega bent:

• Jij beschikt over hbo werk- en denkniveau (richting financieel/ juridisch);

• Je hebt kennis van huurrecht, regels en beleid rondom servicekosten, indexeren en huurverhogingen en bent in staat om je kennis op deze gebieden actueel te houden en te vertalen naar processen binnen de organisatie;

• Je hebt ervaring met het leiden van projecten, coördineren en vakinhoudelijk begeleiden van werkzaamheden en collega’s;

• Jij bent communicatief vaardig en kunt zowel mondeling als schriftelijk complexe materie helder uitleggen aan collega’s en huurders, zodat zij zich gehoord en geholpen voelen;

• Jij ziet een klacht van een huurder of uitspraak van de huurcommissie als een kans om de dienstverlening te verbeteren.

• Jij denkt en handelt continu vanuit het perspectief van de (interne en externe) klant;

• Je hebt ruime ervaring op het gebied van servicekosten, financiële administraties en boekhouden;

• Je beschikt over meer dan gemiddelde kennis van Microsoft Excel en Dynamics Empire

• Ervaring met robotisering van handmatige acties door toepassen van RPA (bij voorkeur UiPath), programmeren, testen van applicaties, opstellen van werkinstructies en het trainen van eindgebruikers is een waardevolle plus.

Benefits

Schaal J / K