Administratief medewerker PO & Verduurzamen
Functie omschrijving
Voor een woningcorporatie in Amsterdam zijn wij op zoek naar een administratief medewerker PO & Verduurzamen voor 32 - 36 uur per week en voor minimaal 3 maanden.
Het team Planmatig Onderhoud & Verduurzamen, staat voor een periode van verandering waarbij nieuwe werkzaamheden worden geïntegreerd in het bestaande werk en processen vastgelegd en geoptimaliseerd moeten worden.
Als Tijdelijke Technisch-Administratief Medewerker PO&V zorg je voor continuïteit in de administratieve ondersteuning van planmatig onderhoud en verduurzamingsprojecten. Tegelijkertijd leg je processen vast, breng je structuur aan in nieuwe werkzaamheden en draag je bij aan procesverbeteringen. Je bent het aanspreekpunt voor kwaliteitsregisseurs, complexanalisten en aannemers en zorgt voor een correcte administratieve afhandeling in Empire, Extendis en andere systemen.
Taakverdeling
-
Reguliere werkzaamheden: 80% van de tijd
-
Procesoptimalisatie en integratie nieuwe werkzaamheden: 20% van de tijd
Reguliere werkzaamheden (80%)
Administratieve ondersteuning planmatig onderhoud
-
Controleren van offertes voor planmatig onderhoud van panden
-
Maken van opdrachten aan diverse aannemers binnen de ketensamenwerking
-
Registreren van offertes, opdrachten en planningen in Empire
-
Beoordelen van offertes op technische juistheid, volledigheid en marktconformiteit (begrip van bouwtechnische aspecten en financiële details zoals BTW-categorieën)
Communicatie en afstemming
-
Sparren en schakelen met kwaliteitsregisseurs en aannemers van planmatig onderhoud
-
Wekelijks afstemmen van zaken met vier complexanalisten van de regio's
-
Pro-actief signaleren van knelpunten en zelfstandig oppakken van acties
Contractbeheer en kwaliteitsbewaking
-
Medewerking aan beheren en evalueren van aanwezige contracten
-
Beheren en bijhouden van klanttevredenheidscijfers voor planmatig onderhoud
Documentbeheer
-
Redigeren van documenten
-
Zorgen voor correcte archivering in Extendis
Procesoptimalisatie (20%)
Procesbeschrijving en -documentatie
-
Vastleggen van bestaande werkprocessen die nu niet zijn vastgelegd
-
Creëren van procesbeschrijvingen in Sensus of Visio
-
Waar mogelijk verbeteringen identificeren en voorstellen (focus ligt op vastleggen, verbeteren is een pré)
Integratie nieuwe werkzaamheden
-
Onderzoeken welke administratieve ondersteuning nodig is voor nieuwe bijzondere projecten (brandveiligheid, open verbrandingstoestellen, EFG-labels N=1, toegankelijkheids- en leefbaarheidsmaatregelen, etc.)
-
Analyseren van de impact van nieuwe werkstromen op bestaande processen
-
Ontwikkelen van voorstellen voor integratie van nieuwe taken in de teamprocessen
-
Structuur aanbrengen zonder bang te zijn voor chaos
Functie eisen
Competenties en vaardigheden
Essentieel
-
Nauwkeurig en secuur werken met oog voor detail
-
Constructieve samenwerkingsvaardigheden en dienstverlenende, klantgerichte instelling
-
Vermogen om prioriteiten te stellen, overzicht te behouden en voortgang van acties te bewaken
-
Pro-actieve houding: zelfstandig zaken signaleren, oppakken en indien nodig collega's en externe partijen aanspreken en bijsturen
-
Affiniteit met bouwtechniek of bouwkundige achtergrond (kunnen beoordelen van offertes)
-
Financieel inzicht voor controle van offertes en administratieve verwerking
-
Niet bang zijn voor verandering; juist structuur kunnen aanbrengen in onduidelijke situaties
-
Zelfstandig kunnen werken zonder directe begeleiding
Opleidingsniveau
-
MBO niveau 4 of hoger, bij voorkeur in bouwkundige of technische richting
Werkervaring
-
Ervaring bij een aannemer op de werkvoorbereiding of calculatie is een pré
-
Ervaring met administratief werk in een technische of bouwkundige omgeving
-
Medior niveau: enkele jaren relevante werkervaring
Gewenst
-
Ervaring met procesoptimalisatie of procesbeschrijving
-
Analytisch vermogen om impact van nieuwe werkzaamheden te kunnen onderzoeken
-
Vermogen om verbetermogelijkheden te identificeren
Arbeidsvoorwaarden
CAO woondiensten schaal F