Contractbeheerder ICLM

Functie omschrijving

Wij zijn voor een woningcorporatie in Den Haag op zoek naar een contractbeheerder voor 36 uur per week tot en met 31 december 2025.

De contractbeheerder ICLM is ondersteunend aan het operationele inkoopproces, van totstandkoming van inkoopcontracten tot verwerking van gerealiseerde contracten in de systemen. Rapporteert aan de manager Inkoop en werkt nauw samen met de categoriemanager en contracteigenaar van hoofd- en subcategorie inkoop en ingeschakelde materiedeskundigen.

Het uitvoeren van inkoopcontractbeheer taken waaronder:

• Beantwoorden en afhandelen van ICLM contractbeheer mailbox

• Bijhouden contractadministratie

• Contacten leggen en onderhouden met leveranciers

• Bijhouden certificeringen e.d.

• Wijzigingen doorvoeren in contractendatabase

Context
De contractbeheerder ICLM is ondersteunend aan het operationele inkoopproces, van totstandkoming van inkoopcontracten tot verwerking van gerealiseerde contracten in de systemen. Functiehouder rapporteert aan de manager Inkoop en werkt nauw samen met de categoriemanager en contracteigenaar van hoofd- en subcategorie inkoop en ingeschakelde materiedeskundigen.

In samenwerking met team ICLM is het meerjarenplan uitgewerkt in concrete inkoopactiviteiten, processen en doelen per categorie.

• plannen zijn in lijn met het inkoopbeleid en gemaakte keuzes

• acceptatie van inkoopplanning.

Begeleiding totstandkoming inkoopcontracten
Team ICLM is optimaal begeleid en ondersteund bij de totstandkoming van inkoopcontracten door het verzamelen van informatie, briefen van potentiële leveranciers, beoordelen en ‘wegen’ van offertes en het toetsen van contracten.

• kwaliteit van geleverde bijdragen;

• conform geldende procedures en kaders;

• tevredenheid collega’s over ondersteuning.

Ondersteuning operationeel inkoopproces
De lijn is effectief administratief en organisatorisch ondersteund in, en geadviseerd over het operationeel inkoopproces. Opdrachten en bestellingen zijn geformuleerd, afgestemd en vastgelegd in systemen. De levering van bestellingen is in samenwerking met de lijn gemonitord en zo nodig bijgestuurd. Leveringsissues zijn afgestemd met leveranciers om te komen tot een passende oplossing.

• effectiviteit van operationele inkopen;

• naleving van procedures en afgesloten inkoopcontracten;

• tijdige beschikbaarheid leveringen;

• effectieve afhandeling van (dreigende) issues met leveranciers.

Contract- en databeheer
Contracten zijn administratief verwerkt in systemen, inclusief relevante data met betrekking tot inkoopafspraken, leveringsvoorwaarden e.d. Aflopende contracten zijn tijdig gesignaleerd. Data en informatie met betrekking tot inkoop, categoriebeheer, leveranciersmanagement en risicobeheer zijn geregistreerd, beheerd en bewaakt.

• betrouwbaarheid, actualiteit en volledigheid inkoop/ contractgegevens in systemen;

• tijdige signalering aflopende contracten.

Leveranciersevaluatie
O.b.v. input zijn de prestaties van leveranciers (periodiek) geëvalueerd; uitkomsten hiervan zijn meegenomen in een overall leveranciersbeoordeling en dienen als input voor advisering over voortzetting van samenwerkingscontracten.

• inzicht in prestaties leveranciers;

• onderbouwde input voor evaluatie leveranciers.

Verbetering inkoopproces
Het inkoopproces is geanalyseerd (kwalitatief en kwantitatief) waarbij knelpunten in het inkoopproces zijn gesignaleerd. Op basis van deze inzichten zijn (proces)verbetervoorstellen geformuleerd en doorgevoerd.

• onderbouwde verbetervoorstellen;

• acceptatie van voorstellen;

• implementatie van verbeteringen in het proces.

Rapportage
Door middel van genereren en verzamelen van managementinformatie is inzicht gegeven aan in- en extern betrokkenen in de voortgang op het gebied van inkoop, contracten en leveranciersmanagement en in de oorzaak van afwijkingen als basis voor bijsturing en verantwoording.

• beschikbaarheid rapportages;

• inzicht in resultaten, voortgang en de oorzaak van afwijkingen;

• basis voor bijsturing en evaluatie.

Arbeidsvoorwaarden

Schaal H CAO Woondiensten (€ 3855 - € 4862)