Contractbeheerder ICLM

Functie omschrijving

Wij zijn voor een woningcorporatie in Den Haag op zoek naar een Contractbeheerder voor 16 - 24 uur per week en voor minimaal 6 maanden.

1. Organisatiebeschrijving
De contractbeheerder valt hiërarchisch onder de teammanager CLM en Support en ontvangt functionele aanwijzingen van de contractmanager.

2. In- en externe contacten
Intern: management en medewerkers van de hele organisatie.
Extern: leveranciers, waaronder installateurs, bouw-, energie- en schoonmaakbedrijven, externe advies- en onderzoeksbureaus.

3. Hoofdtaak
1. Contractbeheer
2. Ondersteuning contractmanagement

4. Uitwerking van de hoofdtaak in deeltaken
1. Contractbeheer

• Realiseert het databeheer in systemen en contractenportefeuille.

• Controleert de factuurstroom, contracttermijnen en bewaking van binnen en buitencontractuele werkzaamheden.

• Zorgt voor de looptijdbewaking, contractadministratie, de opslag en toegang van alle contracten.

• Houdt de informatie per inkooppakket actueel, de uitnutting van het contract, de geleverde kwaliteit en de financiële stand van zaken.

• Monitort de buitencontractuele afspraken en de tijdige uitvoering van keuringen.

2. Ondersteuning contractmanager

• Monitort gemaakte afspraken uit SLA en KPI’s en rapporteert hierover aan contractmanager.

• Legt relevante gegevens en documenten vast en stelt deze digitaal beschikbaar.

• Bereidt de jaarlijkse contractindexering, de in- en externe leveranciersbeoordeling, de contract-evaluatie en voor.

• Levert een bijdrage aan het managen van risico’s en escalaties en procesoptimalisaties en is ondersteunend bij de monitoring van verbetertrajecten.

• Stelt mede rapportages op t.b.v. analyses

• Ondersteunt de contractmanager bij het volledig informeren van alle contractgebruikers (waaronder budgethouders) en betrokkenen

• Ondersteunt bij het opstellen van de vraagspecificatie van de behoefte uit de lijnorganisatie.

5. Algemene opmerking
Vervangt zo nodig collega’s, in geval van ziekte of verlof, of springt bij in geval van piekbelasting, ook op resultaatgebieden die niet direct tot de functie behoren.

Functie eisen

Functie-eisen: kennis en vaardigheden

• MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur diploma NEVI, Inkoopacademie of CATS CM.

• Kennis op het terrein van dataverwerking, analyse en methoden & technieken (power BI).

• Kennis van de sector, markt, leveranciers, producten en diensten.

Competenties

• Servicegerichtheid

• Klantgerichtheid

• Resultaatgerichtheid

• Kwaliteitsgerichtheid

• Voortgangscontrole

• Plannen en organiseren

Arbeidsvoorwaarden

Schaal H CAO Woondiensten (€ 3978 - € 5017)