Medewerker Vastgoed

Functie omschrijving

Voor een woningcorporatie in Zoetermeer zijn wij op zoek naar een Medewerker Vastgoed voor 11 maanden en voor 32 - 36 uur per week.

De medewerker zal vooral op reparatieonderhoud worden ingezet, op de reguliere werkzaamheden.

Hieronder het volledige profiel:

1. In samenspraak met de vastgoedbeheerder zorgen voor een juiste vastlegging van data in de verschillende systemen.

• Bij de overdacht van proces ontwikkelen eenheden naar de afdeling onderhoud is er data benodigd om de processen goed te laten lopen, waaronder garantiemeldingen ed. De medewerker Vastgoed is betrokken in deze processen en verantwoordelijk voor de vastlegging van deze data in de systemen.

2. Administratieve afhandeling, archivering en aftersales.

• Zorgt voor een goede telefonische bereikbaarheid binnen de afdeling PO CLM, inplannen van opdrachten en taken verstrekken aan derden, werkvoorbereiding, aanlevering en vastlegging gegevens.

• Beoordeelt terugkoppeling leveranciers, zet vervolgacties uit en stemt af met externe partijen.

• Verwerkt wijzigingen in de verschillende systemen en koppelt terug naar data-eigenaren.

• Bewaakt de afhandeling van de processen, maakt verbetervoorstellen (inclusief facturatie en openstaande taken) en is mede verantwoordelijk voor klantfeedback en procesoptimalisatie.

• Voert de benodigde deskresearch uit en legt garanties en bouwdelen vast.

• Zorgt voor archivering dossiers, offertes en correspondentie met partijen.

• Levert een inhoudelijke bijdrage te ontwikkelen brochures, folders e.d.

• Handelt eenvoudige klachten af met betrokken partijen, monitoren van de afhandeling van de klacht.

• Onderhoud het werkarchief (toegankelijk en geordend) en houdt cartotheek bij.

• Ondersteunt de afdeling met administratieve handelingen.

• Signaleert onduidelijkheden en verbeterpunten in administratieve processen en vertaalt deze naar praktische werkwijzen in overleg en samenwerking met senior vastgoedbeheerder

• Controleert de opzet van een centrale digitale werkomgeving (Teams, DMS) en zorgt dat de werkwijze wordt geborgd in samenwerking met de senior vastgoedbeheerder.

• Notuleren tijdens overleggen.

• Ondersteunt bij het versturen van bewonersbrieven.

• Goedkeuren van facturen die overeenkomen met de opdracht, bij afwijking worden ze doorgezet naar de verantwoordelijke Vastgoedbeheerder.

• In overleg met de Vastgoedbeheerder sleuteloverdracht aan uitvoerende partijen verstrekken en het bewaken van de terugname hiervan.

• Bijwerken van conditiescore na onderhoud in Vastware, welke door de Vastgoedbeheerder aangeleverd wordt.

3. Algemene opmerking

• Vervangt zo nodig collega’s, in geval van ziekte of verlof, of springt bij in geval van piekbelasting, ook op resultaatgebieden die niet direct tot de functie behoren.

Functie eisen

Kennis en vaardigheden

• MBO werk- en denkniveau.

• Kennis van/ opleiding op gebied van volkshuisvesting / affiniteit met techniek.

• Kennis van/opleiding op het vakterrein.

• Kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Competenties

• Klantgerichtheid

• Communicatieve vaardigheden

• Resultaatgerichtheid

• Voortgangscontrole

• Plannen en organiseren

• Nauwkeurigheid

• Initiatief

• Oplossingsgericht

Arbeidsvoorwaarden