Secretaresse Onderhoud en Vastgoed

Functie omschrijving

Regel jij alles tot in de puntjes en hou je overzicht in drukke tijden? Als secretaresse ondersteun je de directie van de afdeling onderhoud en vastgoed. Je zorgt ervoor dat de boel administratief en organisatorisch in orde is, zodat de directeur en managers optimaal hun werk kunnen doen.

Je baan in het kort

• Je beheert agenda’s en zorgt dat nieuwe afspraken worden ingepland en bij annuleringen of wijzigingen maak je snel een nieuwe planning;
• Je bent administratief sterk: je redigeert stukken, je notuleert, maakt verslagen van overleggen en stelt brieven op;
• Deze werkzaamheden verricht je vanaf twee locaties (Wateringen en centrum Den Haag), je bent zoveel mogelijk aanwezig om snel te kunnen schakelen;
• Organisatorisch ben je ook van alle markten thuis, want je bent ook officemanager voor de vestiging in Wateringen;
• Je ondersteunt de managers onderhoud en planmatig onderhoud en vier teamleiders. Voor het management hou je alles bij en scan je inkomende mails en sorteer je en organiseer je hun inbox;
• Vergaderverzoeken plan je in, je reserveert een ruimte en regelt de voorzieningen;
• Dan is er nog projectondersteuning. Er lopen altijd diverse projecten, jij zorgt ervoor dat de verschillende stuurgroepen en overleggen op tijd worden voorzien van de benodigde vergaderstukken.

Functie eisen

Dit heb je nodig

• Een mbo of hbo diploma richting secretaresse/managementassistent;
• Minimaal 5 jaar ervaring. Je moet in je loopbaan een aantal jaren hebben meegedraaid;
• Goede digitale vaardigheden, met name met Microsoft Teams, iBabs en Outlook. Zelfs de meest ingewikkelde functies zijn jou bekend, zodat je alles uit deze online programma’s haalt;
• Sterke communicatie- en administratieve vaardigheden;
• Een open houding. Je bent niet vies van vernieuwing en verbetering: online tools kunnen je werk makkelijker maken en processen versnellen;
• Talent voor tijdmanagement. Ingewikkelde planningen en agenda’s worden om de haverklap omgegooid, jij kunt snel schakelen en problemen voorzien.

Arbeidsvoorwaarden

Schaal G